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Auf der Suche nach dem perfekten GTD- und Projektmanagement-Tool

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Update zum Thema hier: „Empfehlung für GTD-Tools und Task-Management-Apps (Update), März 2016


Das GTD-Thema beschäftigt mich weiterhin. Ist auch zu viel um es in einem Blogpost zu verwursten und das ganze Testen und Nachdenken erstreckt sich über Tage. Dennoch hab ich wieder ein paar Erkenntnisse gewonnen – über Apps und Selbst- sowie Team-Organisation, aber auch über die unterschiedliche Nutzung je nach Person und Projekt.

Projektstufen

Es scheint generell wieder ein heißes Thema zu sein. Manuela sucht, Nik suchtBjörn irgendwie auch und mit Team- und Arbeitskollegen tausche ich mich momentan täglich zu diesen Themen aus und teste. Spätestens seit Wunderkit gelauncht wurde und viel Hoffnung aufblühte. 

Vielleicht kurz zur Erklärung: wenn ich persönlich „GTD“ sage oder Apps und Beiträge damit verschlagworte, meine ich damit nicht unbedingt nur streng an die Systematik von David Allens Buch „Gettings Things Done“ (deutsch / englisch) angelehnte Dinge. Es geht weder „nur“ um flache Task-Listen zum Abhaken noch um die alleskönnenden Projektmanagement-Werkzeuge mit Gantt-Diagrammen, Ressourcen-Planung und Schnittstellen zu SAP. Es geht vielmehr um die Frage, wie man seine Aufgaben bewältigt bekommt – allein oder im Team – und welche Mittel und Wege einem dabei helfen alles im Blick zu behalten und die eigene Produktivität zu steigern.

MoleskinesEs wird häufig gesagt, dass so etwas keine Frage von Tools, sondern eine konzeptionelle und organisatorische ist. Ich bin allerdings jemand, dem die Arbeit mit schön gemachten Apps mehr Spaß macht und besser von der Hand geht. Wenn man eh schon viele Projekte und To-Dos zu bewältigen hat, will man nicht auch noch unnötig viel Zeit mit organisatorischem Kram verbringen. Ich liebe meine Moleskines, aber das Abschreiben von Notizen oder Scannen nachher ist mehr als nervig.

So hab ich nun in den letzten Wochen viele Tools neu und nochmal neu unter die Lupe genommen und mir erstmal bewusst gemacht, was ich überhaupt erwarte; für mich selbst und die Arbeit im Team – also für {*tusch*} „Collaboration (warum steht eigentlich bei openthesaurus dazu „Zusammenarbeit mit dem Feind“? Naja egal…).

Folgende Apps von den bestimmt 40-50 getesteten möchte ich hier erwähnen. Weitere findet ihr bei delicious. Bitte dort auch Tag-Kombinationen z.B. mit +webapps und/oder +collaboration beachten, an Stacks arbeite ich noch.

einige GTD/Task/ToDo-iPhone Apps Macapps:

iPhone-Apps:

Webapps:

Zum iPad kann ich leider nichts sagen. Ich hab keins. Und Android nutze ich nicht, sorry.

Worauf kommt es mir an?
Welche Anforderungen habe ich an Task-Management-Lösungen?
Das zeigten vor allem die Tests der letzten Wochen im Team.

  • Web-App, native iPhone-App mit Push und Mac-App sollte vorhanden sein
  • Die Abbildung der im Bild oben gezeigten 4 Stufen sollte möglich sein. Bei Wunderkit z.B. fehlt mir genau eine Ebene für Subtasks oder Teilprojekte.
  • Status des Tasks in Form von „offen“, „in Arbeit“, „wartend“. Kann man zwar über Tags lösen, wenn es aber zu umständlich ist danach zu filtern wird es nervig. Smart-Lists oder Smart-Tags für Tags wären hilfreich hier. Oder ein eigener Status-Zustand von Tasks. Nicht nur „in Arbeit“ oder „done“. Ich möchte wissen ob die Leute, denen ich Tasks übertrage, diese auch angefangen haben zu bearbeiten und danach filtern können. Ich möchte wissen wo ich aufgrund von „wartend“ nochmal nachhaken muss.
  • Prio 1-3 statt nur Stern ★ oder flagged ⚑
  • Tagging-Funktion – Die vorgegebenen Strukturen reichen meist nicht. Ich bin totaler Tagging-Junkie.
  • Kommentarfunktion für einzelne Tasks um das Team auf dem Laufenden zu halten und neue Entwicklungen hinzuzufügen
  • Task-Duetime nicht nur -Date, oder zumindest …
  • Reminder/Alarmfunktion zu bestimmten Uhrzeiten
  • (wöchentlich, monatlich,… ) wiederkehrende ToDos
  • Sortieren von Tasks nach z.B.
  • Anzeige der in den letzten x Tagen erledigten ToDos sortiert nach dem Datum, wann sie erledigt wurden, nicht nach Fälligkeit (Wochenbericht)
  • Sync mit Kalender wäre nett (Outlook, Google Kalender)
  • E-Mail ans System mit neuen ToDos inkl. Tagging und Zuordnung zu Listen bzw. Projekten etc.
  • E-Mail-Antwort an Kommentar-Notifications (flow kann das)
  • nice to have: tägliche Zusammenfassung jeden Morgen per E-mail was heute ansteht
  • nice to have: wöchentliche Zusammenfassung montags morgens per E-Mail was diese Woche ansteht
  • Volltextsuche

Krank oder? Oder auch nicht. Diese Features habe ich alle in einem der getesteten Programme gesehen, nur nicht alle in einem vereint. Übrigens gebe ich gern auch Geld für Apps aus, wenn sie ihren Zweck erfüllen und ich weiß, dass ich sie länger nutzen werde. Einige der Apps finde ich allerdings zu teuer für das, was sie können, oder eben nicht können. Subjektiv gesehen natürlich.

Wunderkit syncDa wir momentan Wunderkit nutzen, aber regelmäßig verzweifeln, möchte ich noch mal konkret darauf eingehen, was mir dort fehlt bzw. was meiner Meinung nach fehlerhaft ist aktuell:

  • Beim Anlegen von neuen Tasks tauchen diese erst gar nicht, später doppelt auf
  • Tags sind nicht editierbar oder löschbar. Doppelte sind möglich.
  • Die Nummerierung der Tasks in Listen stimmt nicht, oder wird nicht angezeigt
  • Kontakte werden manchnmal im iPhone nicht angezeigt
  • Notifications kommen nicht an (per Mail oder Push oder im System selbst)
  • Ansichten sortieren fehlt
  • einige der oben genannten Wünsche bleiben offen

Wie sieht das bei euch aus? Habt ihr ähnliche Anforderungen und Wünsche? Was ist das Tool eurer Wahl? 

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  1. Ich bin immer voll beeindruckt, wie systematisch du die Dinge angehst, Sascha. Danke dir für den gemeinsamen Test heute Nachmittag. 
     
    Ich habe bei diesen Systemen immer auch Angst, mich von ihnen vereinnahmen zu lassen und viel zu viele Infos anzugeben als eigentlich nötig wäre. Das war v.a. bei Omnifocus und Asana der Fall. Für private Zwecke nutze ich gerade Clear, was nicht synct und nur auf meinem iPhone funktioniert. Und das wunderbar …
    Momentan stehe ich immer noch auf Flow, weil es für mich dem „Fluss“ tatsächlich ziemlich nahe kommt. Aber vielleicht ergibt sich ja in der Diskussion auch noch was. Danke dir auf jeden Fall! 

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    •  @pixelgraphix stimmt schon, zumal es teilweise um „sensible“ Daten oder Infos geht, die man ja bei einem fremden Dienstleister speichert, mit dem man u.U. keinen Vertrag und somit keine Klagemöglichkeit bei Streitigkeiten hat… Sollte man im Hinterkopf behalten. 

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  2. Die ständige Suche 🙂
     
    Privat bin ich momentan mit Do It (TOMORROW) mehr als zufrieden. Sync mit allen iOS und Mac Devices funktioniert tadellos. Da kann mir die Holde dann auch ein paar Todos reinknallen, wenn ich unterwegs bin 😉
     
    Im Team arbeiten wir mit einem Google Apps Account. Terminierte Tasks stehen im gemeinsamen Kalender; für Ideen, Todos, Protokolle etc. werden seperate Docs angelegt. Nicht sehr schön, aber funktioniert. Do werde ich mir aber mal wieder genauer anschauen. Orchestra sieht auch nicht so schlecht aus. Und damit wird es schon weider anstrengend …
     
    Apps wie Omnifocus sind mir einfach zu mächtig, zu unübersichtlich.
     
    Manchmal denke ich, der gute alte Notizzettel war so schlecht nicht 😀

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    •  @boerge30 einzelne Zettel fand ich schon immer doof, aber Notizbücher nutz ich tatsächlich häufiger, nur wie gesagt, zum Abtippen oder Scannen oder im Team verteilen von Infos ist das doof. 

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    •  @boerge30 Die Zettel verbummle ich immer. Danke für den Orchestra-Tipp. So schnell habe ich noch nie etwas von einer Webapp auf dem iPhone landen sehen. Werde ich auch mal testen.

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      •  @pixelgraphix Gerne. War aber auch schon oben verlinkt 😉
         
        Was mir bei Orchestra sehr gefällt, ist die Nutzung der guten alten Mail: http://www.orchestra.com/email-tips/

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        •  @boerge30 Hatte ich wieder mal überlesen :-(.
           
          Die E-Mail-Integration war auch ausschlaggebend dafür, mir Flow anzuschauen. Mag ich sehr. Schön finde ich auch die verwendete Syntax. mal nicht nur im Betreff sondern sogar nett im (englischen) Fließtext.

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        •  @boerge30  @pixelgraphix Mail Eingang gibt es übrigens auch bei Flow, Wunderlist (nicht kit), und bei dem Rest bin ich mir grade unsicher. Mit Orchestra komm ich nicht klar. Mit Clear aber ja auch nicht. 

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        •  @assbach  @pixelgraphix Clear finde ich sehr hübsch und eigentlich vollkommen ausreichend. Läuft aber leider nur auf dem iPhone.

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  3. Ich nutze zur Organisation immer die App „Kopf“, finde Deine Ausführungen zur Selbstkontrolle aber trotzdem interessant. Mal schauen, ob ich mit irgendetwas davon überhaupt etwas anfangen kann…

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  4. Pingback: Wochenrückblick KW13/2012 | koblow.com

  5. Ich finde Wunderlist auch schön, aber mich stört einfach die fehlenden Funktionen und vor allem, dass das Tool noch nicht 100% stabil ist. Wir haben uns daher für Teambox (https://teambox.com/) entschieden. Ich glaube die bieten (noch) keine App an, aber da bin ich mir gerade nicht sicher. Auf jeden Fall arbeiten die mit Hochdruck am neuen Design (Teambox 4). Uns gefällt es und es auch auch viele nützliche Funktionen.

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  7. Privat nutze ich Wunderlist, da es chick aussieht. Meine Freundin weigert sich aber, die EInladung zu den Listen anzunehmen. So benutze ich es einfach für mich allein.
    In der Firma läuft Redmine, eine Webbasierte Projektmanagementsoftware. Die sieht zuerst recht überladen aus, man kann aber viele (nicht gewollte) Funktionen zentral deaktiveren.
    Dann machts auch Spass.
    Grüße,
    email hidden; JavaScript is required

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  8. Hallo,

    Gut, dann scheine ich nicht der einzige zu sein, der die passende Lösung sucht 😉 Mir gefällt bislang am besten Comindware Project, wobei ich etwas mehr erwarte als eine reine Task-Liste und es sollte von der Bedienung trotzdem einfach sein.

    Das Tolle ist, dass mit Comindware beliebig viele Sub-Tasks angelegt werden können, d.h. es können einfach solche Strukturen wie im ersten Bild abgebildet werden. Ich arbeite nach einem ähnlichen Schema.

    Eine Gratisversion zum Testen gibt es auf der Website: http://comindware.com/de/project/try/?interest=cloud

    Wunderlist und Clear sind klasse für einfache Task-Listen, wenn man alleine arbeitet. Ich hatte Beides schon mal ausprobiert.

    Viele Grüße,

    Peter

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  9. Privat nutze ich auch Wunderlist. Im Unternehmen haben wir vor ca. 1 Jahr RS Task Group eingeführt und sind davon sehr angetan. Die Software ist webbasiert und für die mobile Nutzung stehen Apps bereit. Infos und auch eine kostenlose Testversion gibt es unter:
    https://www.raikosoft.de/

    Gruß

    Günter

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